Office Assistant

Manpower Professional, società del Gruppo specializzata nella Ricerca e Selezione di profili Middle Management, cerca per la sede di Milano di un rinomato Studio di Architettura, una figura di Office Assistant.

La figura di Office Assistant è inserita all’interno del team di Office Support a coordinamento delle attività gestionali ed operative in linea con le procedure dello Studio. L’Office Assistant garantisce che le attività siano completate secondo le priorità e in maniera efficiente mettendo a disposizione le proprie conoscenze.

PRINCIPALI ATTIVITA':

• Gestione centralino e front office;
• Controllo e smistamento della PEC di Studio a supporto dell’Amministrazione;
• Controllo e smistamento dell’account di posta elettronica studio;
• Invio comunicazioni interne di carattere organizzativo;
• Organizzazione riunioni e rispettivi reminder;
• Gestione delle agende dei Soci e dei Direttori;
• Prenotazione e gestione delle sale riunioni;
• Coordinamento delle riunioni con i clienti, assicurando che la gestione delle relative attività sia organizzata in modo efficace;
• Accoglienza clienti/fornitori e registro ingressi;
• Organizzazione e gestione dei viaggi dei collaboratori;
• Gestione dei contatti, della corrispondenza e dei rapporti con i fornitori e manutentori;
• Supporto alla funzione IT nella gestione e controllo dei dispositivi;
• Ordine e controllo delle postazioni e degli spazi comuni dello studio;
• Supporto ai collaboratori e all’Amministrazione nella predisposizione e raccolta della nota spese;
• Supporto per eventuali pagamenti per conto dello studio con carta di credito aziendale;
• Supporto per induction, onboarding e completamento training di formazione dei collaboratori.
• Verifica della redazione, formattazione e archiviazione documentazione e modulistica dello Studio;

REQUISITI:

• Esperienza pregressa nel ruolo
• Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici;
• Ottima conoscenza e allineamento alle policy e le procedure dello Studio;
• Ottima conoscenza della lingua inglese;

Soft Skills:

• Spiccate doti organizzative e relazionali;
• Ascolto, problem solving e capacità analitiche;
• Affidabilità, discrezione e riservatezza;
• Ottima gestione dello stress;
• Proattività e spirito di iniziativa;
• Eccellente Teamworker.

Si Offre:

Contratto a Tempo determinato di 12 mesi CCNL Studi Professionali

RAL commisurata all’esperienza + Welfare

Sede Milano