[rif. l17410716] Firenze - Segretaria di direzione

Orienta Spa - società Benefit, filiale di Firenze ricerca per importante centro culturale di carattere internazionale

un/a SEGRETARIA/O DI DIREZIONE che in piena autonomia si occuperà della gestione operativa degli uffici e delle relazioni istituzionali e organizzative, sia interne che esterne, tutto in stretta collaborazione con la Direzione esecutiva e generale. Saranno sue responsabilità:

• Gestione della reception e del centralino, della posta cartacea ed elettronica, inclusa la gestione di PEC e dei corrieri nazionali/internazionali.
• Supporto organizzativo alla direzione: organizzazione sale riunioni, pianificazione degli appuntamenti tramite Google Calendar, gestione delle call e videoconferenze (sistema Webex / Zoom o altri).
• Prenotazione ristoranti per eventi di rappresentanza della Direzione, organizzazione viaggi per la Direzione e altri dipendenti, inclusa la prenotazione di biglietti treno, taxi e alberghi. Al termine delle trasferte verifica della documentazione inerente e predisposizione della relativa nota spese da trasmettere all'ufficio amministrativo.
• Preparazione della documentazione e dell'accoglienza per le riunioni del CdA e dell'Assemblea dei Soci.
• Coordinamento di invii istituzionali di materiali come cataloghi mostre e report annuali.
• Gestione delle forniture di materiali per gli uffici e del magazzino in collaborazione con il responsabile della logistica.
• Supporto tecnico per la gestione delle apparecchiature (fax, stampanti, internet) in collaborazione con l'IT.
• Gestione degli accessi alla biblioteca e supporto gestionale per la catalogazione dei libri.

Requisiti:

• Esperienza pregressa in ruoli simili (segreteria di direzione, office manager), preferibilmente in contesti culturali o museali.
• Conoscenza professionale dell'inglese.
• Ottime capacità organizzative, problem solving, capacità comunicative scritte e orali, precisione.
• Riservatezza, presenza curata, professionalità.
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office (in particolare Word, Excel e PowerPoint), email, navigazione web e database (sistemi di indirizzario, con eventuale conoscenza di sistemi di invio quali MailChimp o similari).

SI OFFRE: Contratto iniziale di 1 anno finalizzato al tempo indeterminato, CCNL Commercio ( 14 mensilità) + buoni pasto da € 8

LUOGO DI LAVORO: Firenze centro