Cosa Fa la Segretaria: Mansioni e Responsabilità

La segretaria è un'impiegata che si occupa della gestione corretta e puntuale delle attività di segreteria, nei diversi aspetti tecnici ed organizzativi.

Si tratta di una professione che richiede notevoli capacità organizzative e precisione per coordinare numerose attività di front-office e back-office, valutando e gestendo le priorità e le esigenze espresse dai superiori e dai colleghi nell'ufficio.

Cosa fa la segretaria?

Tra i compiti più comuni affidati alla segretaria ci sono la gestione del front office, lo smistamento delle telefonate, la gestione della posta cartacea ed elettronica, la redazione e la scrittura di documenti, il disbrigo e l'archiviazione di pratiche di natura amministrativa, l'inserimento di dati contabili nel sistema gestionale, la pianificazione dell'agenda appuntamenti per conto della direzione e/o dei colleghi.

In alcuni casi l'addetta alla segreteria è responsabile anche dell'accoglienza della clientela in ufficio o in azienda, con un ruolo simile a quello della Receptionist: monitora gli accessi, riceve i visitatori e li accompagna all'interno della struttura.

Deve quindi usare sempre la massima gentilezza e cordialità, oltre a curare la propria immagine e indossare un abbigliamento adeguato alla sua funzione.

Oltre a queste attività di segreteria generale o ordinaria, le mansioni specifiche della segretaria possono variare in base al contesto lavorativo. Esistono infatti diversi figure professionali specializzate, le principali sono:

• La segretaria amministrativa, che si occupa principalmente di amministrazione e contabilità, della preparazione del materiale per la redazione del bilancio, dell'archiviazione di documenti e pratiche amministrative, della catalogazione di fatture e di altre transazioni economiche aziendali
• La segretaria commerciale, che lavora a supporto all'ufficio commerciale e si occupa dell'inserimento e della trasmissione degli ordini, di gestire la corrispondenza commerciale con i clienti e di organizzare le agende della forza vendita
• La segretaria di direzione, che risponde direttamente alla direzione generale e si dedica alla pianificazione degli incontri di un dirigente (organizzazione dell'agenda per meeting, riunioni, pranzi e viaggi di lavoro), oltre che alla gestione delle relazioni e della corrispondenza e al supporto al manager nelle varie attività
• La segretaria di studi professionali come la segretaria di studio medico e di studio dentistico, la segretaria di studio legale, di studi di commercialisti ecc., che si occupa di pianificare appuntamenti e visite, di accogliere i clienti/pazienti presso lo studio e rispondere alle loro richieste, e di gestire gli aspetti amministrativi e contabili dell'attività (ad esempio la gestione della documentazione medica o legale).

Il lavoro della segretaria si svolge solitamente in un ufficio o al front office, con un orario di lavoro che può essere full-time o part-time a seconda di quanto previsto dal contratto. Spesso alle segretarie è richiesta massima flessibilità oraria per venire incontro alle esigenze dell'ufficio, del dirigente o dell'azienda. Inoltre, è necessaria una buona attitudine a lavorare in team e la capacità di gestire lo stress, soprattutto se si lavora in un ufficio con molti colleghi, per un dirigente molto impegnato o in uno studio con un notevole carico di lavoro.

Una segretaria trova lavoro in moltissime realtà: gli annunci "cercasi segretaria" provengono da aziende di ogni tipo (dalle piccole e medie imprese alle grandi multinazionali), studi di consulenza e studi professionali, enti pubblici e uffici della Pubblica Amministrazione, scuole e istituti scolastici, agenzie viaggi, agenzie immobiliari, alberghi, palestre e saloni di bellezza.

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In cosa consiste il lavoro di segretaria? Ecco cosa deve saper fare e alcune delle sue principali mansioni:

• Organizzazione indipendente delle attività di segreteria ordinaria
• Gestione e smistamento delle chiamate in entrata e della corrispondenza cartacea e via web
• Attività amministrative e gestione della contabilità
• Redazione autonoma di lettere, documenti, relazioni, presentazioni
• Archiviazione di pratiche, documenti, contratti
• Accoglienza di ospiti e clienti
• Organizzazione dell'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri
• Pianificazione di viaggi di lavoro e gestione della contabilità delle spese di viaggio
• Supporto organizzativo nel lavoro di ufficio

Per diventare segretaria sono richiesti solitamente un diploma di scuola superiore (ad esempio di ragioneria o affini) o altri titoli di studio preferibilmente ad indirizzo commerciale. Costituiscono titolo preferenziale l'esperienza pregressa in attività di front-office e/o back-office in ambito amministrativo, commerciale o come assistente di segreteria.

Per chi è senza esperienza, esistono corsi di formazione professionale per "Addetto/a alla Segreteria" e altre opportunità di formazione specifica per arricchire il CV, ad esempio:

• Corso di segretaria amministrativa-contabile
• Corso di segretaria di azienda
• Corso di segretaria di studio medico
• Corso di segretaria di studio legale

Questi corsi trattano materie come economia aziendale, amministrazione, contabilità, gestione documentale. Permettono inoltre di acquisire competenze informatiche di base, per lo più relative all'utilizzo di programmi di word processing e fogli di calcolo, della posta elettronica e dei più comuni software gestionali (ad esempio programmi per l'archiviazione digitale o CMS per l'inserimento di ordini).

Completano la formazione un'ottima padronanza della lingua scritta e parlata, e l'eventuale conoscenza fluente di una o più lingue straniere.

Per svolgere efficacemente la professione di segretaria sono richieste particolari competenze e qualità:

• Competenza nell'utilizzo delle macchine da ufficio come PC, stampante, telefono e fax
• Dimestichezza con gli strumenti informatici (pacchetto Office, sistemi gestionali)
• Eccellenti capacità organizzative e di coordinamento
• Capacità di lavorare in modo indipendente, strutturato e attento
• Doti comunicative scritte e orali
• Atteggiamento cordiale, discreto e professionale
• Ottimo standing e bella presenza
• Predisposizione ai rapporti interpersonali
• Puntualità, precisione e affidabilità
• Flessibilità e dinamicità

La carriera della segretaria prevede diverse possibilità, che variano molto in base al contesto di lavoro.

Ad esempio, una segretaria amministrativa o contabile impiegata in una grande azienda, con il crescere delle competenze nel settore contabilità, finanza e controllo può essere promossa a ruoli di coordinamento e programmazione come responsabile di segreteria amministrativa.

Se si lavora invece come segretaria di studio medico o di studio legale, dopo alcuni anni di esperienza ci si può candidare per le offerte di lavoro per segretaria presso studi più grandi o più prestigiosi, che garantiscono stipendi migliori.

A chi dimostra particolare affidabilità e doti organizzative nella mansione di segretaria di direzione può essere affidato il ruolo di Executive Assistant per manager di livello sempre più alto, fino a diventare la segretaria dell'amministratore delegato o del CEO.

Le competenze tecniche, organizzative, gestionali, comunicative e relazionali necessarie per svolgere tutte le attività di segreteria possono poi essere utilizzate per iniziare una carriera nelle aree dell'amministrazione (ad esempio come impiegata amministrativa), o dell'assistenza clienti, come addetta al front-office o Receptionist.

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Il lavoro di segretaria è ideale per le persone molto organizzate, precise e puntuali. È un ruolo fondamentale per assicurare che la routine quotidiana in ufficio proceda liscia e senza intoppi, fornendo supporto a tutto il team e alla direzione per compiti operativi, organizzativi e amministrativi.

Chi desidera intraprendere la professione solitamente ha una naturale propensione all'organizzazione e spiccate doti di pianificazione. La segretaria è infatti responsabile di una varietà di attività legate alla corrispondenza, alla gestione amministrativa, all'archivio, al controllo delle scadenze, alla gestione dei clienti e degli appuntamenti - e questo rende il lavoro molto dinamico.

Le competenze amministrative, contabili e gestionali della segretaria consentono inoltre opportunità di impiego in ambiti anche molto diversi, rendendo così la professione estremamente versatile.

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