Il Project Manager: Cosa Fa, Mansioni e Competenze

Il compito di un Project Manager è di gestire un progetto e portarlo a conclusione rispettando scadenze e budget. Il Project Manager pianifica un progetto, lo coordina e ne monitora l'andamento in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati, fungendo da punto di contatto tra l'organizzazione che finanzia il progetto e tutte le parti coinvolte nella sua realizzazione.

I Project Managers lavorano in contesti estremamente vari. Al di là delle specifiche mansioni che caratterizzano i diversi ambiti, si possono individuare delle caratteristiche comuni valide per il coordinamento e la gestione di progetti in ogni settore.

Vediamo quindi in dettaglio cosa fa un project manager:

La prima responsabilità del Project Manager è creare un piano strategico finalizzato al raggiungimento del risultato desiderato. Il piano è importante non solo come percorso da seguire durante l’attuazione del progetto, ma anche come studio di fattibilità necessario per convincere la direzione ad approvare il progetto. In alcuni casi è lo stesso Project Manager a proporre l'idea su cui si basa lo sviluppo del progetto, mentre in altri casi è chiamato a gestire progetti proposti da altri.

La pianificazione comprende la definizione del risultato desiderato e delle risorse da utilizzare (pianificazione delle risorse), la stima di tempi e costi richiesti, e le metodologie che si intendono usare per monitorare l'andamento del progetto. Nel campo del project management, il risultato (output ) è l'aspetto di importanza critica, e con termine tecnico viene chiamato deliverable. Il prodotto rilasciato (materiale o immateriale) può assumere varie forme: può essere ad esempio un documento, un manufatto, un prototipo, un software, oppure un obiettivo di fatturato, il miglioramento di un indicatore fisico, chimico, economico o sociale.

Per realizzare il progetto, il Project Manager innanzitutto necessita di risorse umane. Deve quindi costruire un team di persone con competenze adeguate e funzionali al progetto, selezionandole tra i lavoratori dell’azienda o facendo affidamento su consulenti e personale esterno. Creato il team, assegna mansioni e scadenze, fornisce gli strumenti per collaborare e riduce al minimo le interferenze esterne che possono rallentarne l'operatività. Organizza regolarmente riunioni e meeting, individuali e di gruppo, per monitorare l’andamento del lavoro, compila report sui progressi svolti, e interviene nel caso in cui sia necessario riorganizzare le mansioni o rimodellare il gruppo di lavoro. Gestisce poi il contatto con tutti i referenti esterni al team, come fornitori, clienti, investitori e stakeholders (tutti i soggetti, organizzazioni o individui, che sono coinvolti in un'iniziativa economica).

Il budget è il secondo pilastro di un progetto: il Project Manager deve stimare con precisione l’entità dell'investimento necessario, e completare il progetto mantenendosi all’interno del budget stimato. Risulta dunque essenziale la stima dei costi implicati nel progetto: strumenti, macchinari, impianti, software, materie prime, logistica, personale, pubblicità, ogni elemento utile deve essere preso in considerazione nella valutazione del budget. Una volta ricevute le risorse finanziarie per il progetto, il Project Manager controlla costantemente che l’utilizzo del budget sia in linea o al di sotto delle previsioni: nel caso contrario, deve modificare il progetto per rientrare nei limiti dell’investimento previsto.

Il terzo elemento cardine del project management è la gestione dei tempi. Il Project Manager stima nel modo più preciso possibile le tempistiche necessarie per l’attuazione del progetto, definisce la durata delle varie fasi e pianifica un calendario. Monitora costantemente l’andamento dei lavori per assicurarsi che i tempi previsti siano rispettati e che il risultato venga raggiunto entro la scadenza prevista (la deadline).

Non solo:

Il Project Manager inoltre gestisce tutti i problemi (issues) e i rischi (risks) che ogni progetto inevitabilmente implica. Da una parte deve affrontare e risolvere nel minor tempo possibile i problemi che si verificano: effettua un esame approfondito della situazione e individua una soluzione concreta per evitare che si perdano tempo, soldi ed energie, o che il progetto prenda direzioni diverse da quelle preventivate. Dall’altra, deve fare una costante attività di analisi dei rischi, ovvero dei potenziali problemi che non si sono ancora concretizzati: deve analizzare quali potrebbero essere, e preparare un piano d’azione per contrastarli nel caso dovessero verificarsi (piano di gestione dei rischi).

L’attività di project management è poi fortemente condizionata dalle informazioni che si hanno a disposizione: chi gestisce il progetto deve assicurarsi di raccogliere tutte le informazioni necessarie, per evitare inconvenienti. Il Project Manager deve quindi definire quali sono i dati principali, gli indicatori rilevanti, le metriche da monitorare (gli Indicatori Chiave di Prestazione - ICP, o in inglese Key Performance Indicator - KPI). In questo modo può verificare l’andamento effettivo del progetto (chiamato Stato di Avanzamento dei Lavori), assicurarsi che tutto proceda come previsto e che vengano rispettati i tempi e i costi pianificati. Sulla base di queste valutazioni il Project Manager apporta tutte le modifiche necessarie per adeguare il progetto alla situazione concreta.

Un’altra attività fondamentale del Project Manager è quella di creare report e documentazione, come forma di comunicazione verso il team di lavoro e verso gli stakeholders. Il team ha bisogno di avere informazioni dettagliate e di ricevere un feedback sul lavoro svolto, mentre gli stakeholders vogliono essere informati sull’andamento generale del progetto, per essere sicuri che i risultati siano conformi (o superiori) alle aspettative di qualità e soddisfacenti dal punto di vista del ritorno dell’investimento (ROI, Return On Investment). I manager di progetto si occupano anche di gestire e conservare questa documentazione, per creare un archivio cronologico di tutte le fasi del progetto.

Il Project Manager lavora per aziende, industrie, organizzazioni, enti pubblici e privati, pubblica amministrazione, multinazionali e PMI, praticamente in ogni settore: elettronica, ICT, marketing, edilizia, architettura e costruzioni, energia, sanità, ingegneria, automotive, GDO. Le opportunità sono molto numerose, diffuse e in continua crescita, e la retribuzione è competitiva, per quanto commisurata alla complessità del progetto e alle competenze richieste per portarlo avanti con successo.

Gli orari di lavoro possono variare a seconda del settore e del tipo di progetto, ma è frequente fare straordinari nel momento in cui si avvicinano le scadenze. Queste sono le fasi di maggiore stress: il Project Manager deve essere in grado di gestirlo, e di prendere decisioni e assumersi responsabilità anche sotto pressione.

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Le mansioni del Project Manager sono:

• Pianificare, implementare e gestire progetti
• Sviluppare un piano di progetto dettagliato (risorse umane, capitale economico e tempo previsto)
• Coordinare personale interno ed esterno per l'esecuzione dei progetti
• Monitorare costantemente lo stato di avanzamento dei lavori per assicurare che il piano venga rispettato
• Misurare le prestazioni del progetto utilizzando sistemi, indicatori, strumenti e tecniche appropriati
• Implementare e gestire le modifiche necessarie per raggiungere i risultati del progetto
• Conseguire gli obiettivi e consegnare i deliverables in tempo ed entro i limiti di budget
• Analizzare i rischi del progetto e proporre soluzioni per i problemi riscontrati
• Gestire le comunicazioni verso il team, verso gli stakeholders e verso soggetti terzi (clienti, fornitori)
• Creare e archiviare la documentazione completa del progetto

La formazione per diventare Project Manager varia molto a seconda del campo di lavoro: le lauree richieste più di frequente sono in Economia, Management e Finanza, per l’importanza che riveste la gestione finanziaria del progetto. Tuttavia, se si desidera coordinare progetti in campi tecnici specifici, come un Project Manager di ingegneria o un Project Manager IT, può essere necessario un diploma di laurea ad esempio in Informatica, Ingegneria o Marketing. In alcuni casi invece, per la nomina a Project Manager viene valorizzata soprattutto l’esperienza acquisita e la profonda conoscenza e competenza in un determinato settore, piuttosto che il semplice titolo di studio.

In generale, può risultare utile frequentare corsi di project management (proposti da università, istituti e centri di formazione), e l'ottenimento di certificazioni in PM: le più diffuse a livello internazionale sono PMP (Project Management Professional) e Prince2.

Da ricordare infine che le conoscenze informatiche sono fondamentali per tutti i Project Managers, e tanto più per i professionisti attivi in ambito tecnologico.

Le competenze richieste ad un Project Manager sono:

• Competenza nella gestione di progetti
• Capacità di pianificazione strategica, gestione del rischio e gestione del cambiamento
• Conoscenza dei software per la gestione dei progetti
• Pensiero critico e problem solving
• Leadership e capacità decisionali
• Capacità organizzative
• Doti comunicative scritte e orali
• Attenzione ai dettagli
• Capacità di negoziazione e di risoluzione dei conflitti
• Adattabilità
• Resistenza allo stress

Ci sono diverse vie per arrivare a ricoprire la posizione di Project Manager: ad esempio tramite la conoscenza approfondita di un determinato settore, dopo un lungo percorso lavorativo che ha permesso di acquisire competenze tali da poter gestire e coordinare in modo efficace dei progetti nell’area di riferimento. In altri casi invece, si punta fin dall'inizio ad una carriera nel project management: si investe quindi in formazione specifica, certificazioni, e si fanno le prime esperienze come Junior Project Manager per la gestione di progetti di entità ridotta, con budget e responsabilità limitate.

Al crescere delle capacità di gestione, i progetti diventano sempre più complessi, fino a diventare Senior Project Manager, la figura che controlla l’andamento di progetti di importanza strategica, che richiedono budget di investimento di notevole entità.

La principale evoluzione verso l'alto della carriera di un Project Manager è diventare Program Manager, il responsabile che coordina un insieme di progetti collegati per il raggiungimento dei risultati di un programma globale.

Tuttavia, le competenze in project management possono essere trasferite con facilità in tanti altri ambiti manageriali e direttivi, diversi a seconda del settore di competenza: nulla vieta a un PM di diventare ad esempio responsabile di produzione (Production Manager), responsabile di prodotto (Product Manager), responsabile IT (IT Manager), oppure responsabile della qualità (Quality Manager).

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La professione di Project Manager assicura l’accesso ad un mercato del lavoro molto ampio e in continua espansione: le posizioni aperte sono numerose, in tanti campi differenti - e sono diffuse anche all’estero, per chi ha l'ambizione di una carriera internazionale. Il salario è competitivo, per quanto settore, anni di esperienza e luogo di lavoro possano incidere sulla retribuzione.

La varietà è assicurata: ogni progetto è unico, così come diverse sono le persone che compongono i team e le sfide che si devono affrontare. Così il Project Manager impara sempre qualcosa di nuovo e viene in contatto giornalmente con nuove competenze, che aumentano il suo bagaglio di esperienza e conoscenze. E se sicuramente la flessibilità è un requisito importante per questa posizione, le competenze gestionali e di leadership sviluppate aprono però le porte per molte altre carriere, in tanti campi differenti.

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