L'Organizzatore di Eventi: Chi è e Cosa Fa un Event Planner

L'organizzatore di eventi è il responsabile della progettazione e organizzazione di eventi come concerti, spettacoli, festival, fiere, meeting, inaugurazioni, eventi corporate, matrimoni, party privati.

È la figura professionale in grado di gestire tutti gli aspetti che caratterizzano un evento: coordina le molteplici attività che portano dalla fase creativa e di ideazione dell'evento a quella esecutiva, nonché il team di persone coinvolte nella manifestazione.

Ma cosa fa un organizzatore di eventi, più in dettaglio?

Per organizzare un evento, inteso non solo come un momento speciale, ma anche come strategia di marketing e comunicazione, l'Event Planner coordina le attività di un gran numero di altri professionisti. Ad esempio nella fase di ideazione del concept dell'evento, è richiesta la professionalità di creativi come copy writer, designer, coreografi, scenografi, ecc. Nella fase di realizzazione pratica è invece indispensabile l'apporto di tecnici luci e tecnici audio video, allestitori, Interior Designer, decoratori, fioristi.

Durante lo svolgimento dell'evento, la figura di coordinamento è l'Event Manager, che gestisce il lavoro di hostess e steward, addetti alla segreteria organizzativa, speaker, relatori e interpreti, performer e DJ, il personale delle ditte di catering, fotografi e videomaker.

L'organizzazione di un evento di successo non è una cosa semplice: richiede impegno, creatività, senso estetico e soprattutto doti gestionali.

L'Event Planner per prima cosa analizza le richieste dei committenti (imprese, negozi, locali, hotel, istituzioni, enti pubblici e privati) e concorda obiettivi, target, contenuti, tempi e risorse a disposizione per l'evento. Si occupa poi dell'elaborazione del concept dell'evento, per far sì che sia un momento entusiasmante, in grado di coinvolgere il pubblico anche da un punto di vista emotivo. Sceglie poi la location più adatta e interviene per rendere l'ambiente consono all'evento (ad esempio tramite decorazioni, luci, fiori ecc.).

Passa quindi a definire nei dettagli tutti gli aspetti tecnici e produttivi e a pianificare la realizzazione dell'allestimento e la logistica (tecnologie e attrezzature da noleggiare e montare, parcheggi, piano di emergenza nel rispetto delle norme di salute e sicurezza), mantenendo costantemente sotto controllo il budget.

Se si tratta dell'organizzazione di eventi aperti al pubblico - come ad esempio fiere, convegni, sfilate di moda, spettacoli, nuove aperture, eventi sportivi, manifestazioni gastronomiche, iniziative di beneficenza - spesso l'Event Planner si occupa anche della campagna promozionale e di altre attività di comunicazione e marketing.

Per favorire la massima partecipazione e assicurare risonanza all'evento, ricorre ai diversi canali di advertising, dagli inviti alle locandine, dai comunicati stampa alla pubblicità sui mass media tradizionali, dalle public relations alla comunicazione online e sui social network.

Gli eventi infatti possono essere considerati degli strumenti di "comunicazione integrata”, finalizzati a raggiungere il pubblico in modo dinamico e coinvolgente. Rispondono a obiettivi di marketing ben precisi: trasformare i valori e l'immagine di un prodotto, di un brand o di un'azienda in un'esperienza concreta, vissuta a livello emotivo dai suoi partecipanti (potenziali clienti), e rientrano nelle strategie del direct marketing.

Questo aspetto naturalmente è assente se si tratta dell'organizzazione di eventi privati come matrimoni, cene di gala, party e celebrazioni di particolari personaggi o ricorrenze su invito.

A evento concluso, l'Event Manager si dedica infine al monitoraggio e alla valutazione dei risultati in termini economici, di partecipazione e soddisfazione del pubblico e degli sponsor, e gestisce l’attività di follow-up post-evento.

L'Event Planner deve essere in grado di gestire una macchina organizzativa molto complessa, ed essere competente in ogni aspetto che riguarda l'evento, dalla comunicazione alla realizzazione tecnica. Per svolgere il lavoro al meglio, gli organizzatori di eventi si avvalgono di fornitori di fiducia per il noleggio e trasporto di attrezzature e tecnologia, la fornitura di decorazioni, i servizi banqueting, l'assunzione di personale di staff (hostess per eventi, ragazze immagine, promoter...), e di molte altre figure professionali: ad esempio esperti nei settore della comunicazione e del marketing, tecnici, fotografi, videomaker ecc.

Inoltre, deve essere preparato ad affrontare ogni tipo di imprevisto che possa capitare prima o durante l'evento (errori o ritardi nelle forniture, personale assente, maltempo...). Agli organizzatori di eventi sono quindi richieste doti comunicative e di mediazione, autorevolezza, ma soprattutto la capacità di lavorare in situazioni di stress.

L'organizzatore di eventi può lavorare in modo autonomo come freelance, e progettare e coordinare l'organizzazione di eventi innovativi e originali per privati, imprese, enti e organizzazioni di vario tipo. Oppure, può essere un dipendente o un collaboratore di agenzie di organizzazione di eventi come manifestazioni culturali, fiere, mostre, lanci di prodotti, congressi, matrimoni e altre iniziative.

L'Event Manger lavora anche in hotel dotati di convention center, centri congressi, enti fieristici, club, parchi a tema e destinazioni di divertimento, dove è responsabile degli eventi che si svolgono presso la struttura.

L'attività comporta spostamenti frequenti per partecipare a meeting, incontri e sopralluoghi, oltre che per essere presente agli eventi durante il loro svolgimento. Gli orari e soprattutto i ritmi di lavoro variano in base al calendario degli eventi, con dei picchi in coincidenza dell'avvicinarsi delle date delle manifestazioni.

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Cosa fa l'organizzatore di eventi? Queste sono le principali mansioni dell'Event Planner:

• Definire i contenuti, i temi e le caratteristiche della manifestazione
• Elaborare il concept dell'evento
• Pianificare in modo dettagliato i diversi aspetti e le diverse fasi dell'evento
• Individuare i fornitori e concordare le modalità e i tempi per la fornitura di prodotti e servizi
• Organizzare il lavoro delle persone che collaborano alla realizzazione dell'iniziativa
• Gestire l'allestimento
• Programmare la campagna promozionale e di comunicazione per valorizzare l'evento presso il pubblico
• Supervisionare l'esecuzione dell’evento
• Monitorare e valutare i risultati dell'iniziativa

ll percorso migliore per diventare organizzatore di eventi è frequentare un corso di laurea in Scienze della Comunicazione, Marketing, Pubbliche Relazioni o in ambito turistico, per poi completare la formazione con un corso in Event Planning o Event Management presso istituti professionali ed enti di formazione.

Iscriversi a un corso per organizzatore di eventi permette di acquisire conoscenze specifiche nell'ambito del marketing per eventi, gestione delle risorse e ottimizzazione del budget, management, comunicazione. Inoltre, per intraprendere questa carriera e diventare uno specialista dell'organizzazione di eventi è indispensabile molta esperienza on the job e l'aggiornamento costante su tutte le novità e gli eventi in programma.

Le qualità e le competenze richieste nelle offerte di lavoro per organizzatore di eventi sono:

• Capacità di programmazione e gestione di un progetto
• Conoscenze di tecniche di allestimento (interior, light e sound design)
• Competenza in marketing, event communication e PR
• Capacità di gestire risorse umane
• Doti organizzative e di leadership, autonomia decisionale
• Capacità comunicative e relazionali
• Creatività e senso estetico
• Predisposizione al problem solving
• Resistenza allo stress

La carriera dell'organizzatore di eventi evolve attraverso la progressiva acquisizione di responsabilità. Si può iniziare come assistente all'organizzazione di eventi, e svolgere mansioni di supporto al lavoro dell'Event Planner. Una volta acquisita sufficiente esperienza, si può diventare Producer, la figura che gestisce e coordina a livello operativo i servizi tecnici per la realizzazione di eventi, e infine Event Manager.

C'è poi la possibilità di aprire un’agenzia di organizzazione eventi in proprio, oppure specializzarsi in una particolare tipologia di eventi: ad esempio nella moda (fashion events), in campo congressuale (convegni e conventions), eventi trade come le fiere, eventi corporate, oppure ancora nell'organizzazione di matrimoni, come Wedding Planner.

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Lavorare come organizzatore di eventi è l'opportunità di lavoro perfetta per chi è creativo, molto organizzato e riesce a gestire brillantemente situazioni complesse, anche sotto stress. La professione permette di lavorare con molte persone diverse e di intrattenere una fitta rete di contatti con clienti, sponsor e fornitori, necessaria per il successo dell'attività.

Permette di cimentarsi nella pianificazione di tanti tipi di eventi diversi, dai vernissage agli eventi sportivi, dalle fiere B2B alle inaugurazioni di locali e punti vendita, aprendo così la strada a una carriera professionale flessibile e poliedrica.

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