Cosa Fa il Facility Manager? Lavoro, Compiti e Competenze
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Descrizione del Lavoro di Facility Manager
Il Facility Manager si occupa della gestione degli edifici e dei servizi strumentali all'attività di un'azienda: uffici, stabilimenti, utilities, sicurezza, telecomunicazioni, servizio mensa. Definisce tempi e modalità della manutenzione di immobili e strutture e coordina il personale preposto ai servizi, tenendo conto dei vincoli di budget.
L'attività organizzativa, gestionale e di controllo del Facility Manager ha lo scopo di assicurare un ambiente di lavoro efficiente e professionale, in grado di soddisfare le esigenze aziendali.
I servizi generali di cui si occupa un Facility Manager si possono dividere in due tipologie:
- Servizi legati alle infrastrutture fisiche (hard services). Sono esempi di hard services i sistemi di riscaldamento e condizionamento, l'impianto elettrico, idrico e antincendio, e tutto ciò che riguarda la manutenzione di strutture, serramenti, arredo per l'ufficio.
- Servizi che rendono migliore il posto di lavoro (soft services). Sono soft services ad esempio i servizi di pulizia e di gestione dei rifiuti, il servizio di reception e portierato di sicurezza, di posta e logistica interna, il servizio catering per la mensa aziendale.
In concreto, che cosa fa un Facility Manager?
Il Facility Manager analizza le necessità dell'azienda e pianifica la gestione delle risorse a disposizione per hard e soft services (previsione di spesa e ripartizione dei costi). Definisce i piani di manutenzione degli spazi aziendali, delle strutture e degli impianti, stabilisce le procedure operative e si assicura che vengano seguite. Un altro compito molto importante è lo sviluppo e la pianificazione strategica del patrimonio immobiliare dell'azienda: a seconda delle necessità, propone l'acquisizione o la dismissione di immobili, o una riconversione del loro uso.
Il Facility Manager inoltre coordina le attività del personale che a livello operativo si occupa dei servizi: tecnici addetti alla manutenzione, imbianchini, fabbri, personale addetto alle pulizie. Nel caso in cui questi servizi vengano forniti da ditte esterne, il Facility Manager gestisce i rapporti con le società che li erogano, negoziando i termini dei contratti di fornitura e monitorando che vengano rispettati. Verifica anche che tutto si svolga in conformità con gli standard di riferimento e i vincoli normativi in vigore per quanto riguarda Salute e Sicurezza sul luogo di lavoro (H&S, Health and Safety).
Nel caso si verifichino urgenze o emergenze che possono mettere a rischio la business continuity, il Facility Manager deve intervenire per assicurarsi che vengano risolte in modo rapido ed efficace, creando il minor disturbo possibile alle attività primarie dell'azienda (il "core business").
Il Facility Manager analizza poi i risultati di gestione: questo serve in primo luogo per rendere conto del proprio lavoro alla dirigenza. In secondo luogo, serve per valutare gli scostamenti tra bilancio preventivo/consuntivo, la qualità dei servizi, individuare criticità e sprechi. Infatti, l'obiettivo del lavoro del Facility Manager è assicurare funzionamento ed efficenza di tutte le strutture al minor costo possibile: ad esempio rinegoziando i contratti di appalto per utilities e servizi o implementando nuove soluzioni per ottimizzare le spese.
Nel caso in cui il Facility Manager lavori per conto terzi, ad esempio per società che offrono servizi di facility management, tra le sue mansioni rientrano anche il contatto con i clienti, per informarli e aggiornarli sulle attività svolte, e la ricerca di nuove opportunità per ampliare il proprio portafoglio clienti.
Dove lavora un Facility Manager?
Un Facility Manager può lavorare come dipendente di grandi aziende, industrie, enti e organizzazioni del settore pubblico o privato, oppure per conto di società di facility management, società di ingegneria e uffici tecnici. Altri sbocchi occupazionali sono presso imprese di costruzione e manutenzione edile e società di sviluppo immobiliare.
Il contratto di lavoro solitamente è a tempo pieno. Possono essere richiesti straordinari per la gestione di emergenze o in prossimità della scadenza dei progetti, mentre è molto frequente la necessità di trasferte presso facilities dislocate in luoghi differenti.
Altri nomi per questa professione: Responsabile Struttura
Compiti e Mansioni del Facility Manager
Le principali mansioni di un Facility Manager sono:
- Individuare le necessità aziendali e definire strategie e politiche di gestione delle facilities insieme al top management
- Stendere un preventivo di spesa e ottimizzare la ripartizione del budget
- Gestire e monitorare le attività di facility management a livello economico-finanziario
- Stendere piani di manutenzione
- Coordinare il team interno preposto ai servizi di supporto
- Stabilire le procedure operative e assicurarsi che vengano rispettate
- Reperire fornitori e ditte esterne cui affidare attività di manutenzione e soft services
- Gestire i rapporti con le società esterne (contrattualistica, erogazione servizi, controllo qualità...)
- Verificare il rispetto di standard e normative di riferimento
- Elaborare reportistica sui risultati della gestione da presentare alla direzione
Come Diventare Facility Manager? Formazione e Requisiti
Non esiste un percorso formativo standard per diventare Facility Manager. Spesso nelle offerte di lavoro viene richiesta una formazione di tipo tecnico come una laurea in Ingegneria (Gestionale o Edile le preferite) o in Economia.
Ma più che sul titolo di studio, le aziende si concentrano sull'esperienza maturata e cercano professionisti senior con competenze consolidate per quanto riguarda gli aspetti tecnici, economici e finanziari della gestione immobiliare.
In alcuni casi inoltre può essere richiesta esperienza diretta nella gestione di facilities specifiche, come uffici commerciali, punti di vendita, stabili ad uso abitativo, impianti logistici o stabilimenti di produzione.
A livello internazionale esistono apposite certificazioni in facility management, che possono costituire un plus sul CV e un requisito preferenziale in fase di selezione.
Competenze di un Facility Manager
Le principali competenze richieste ad un Facility Manager sono:
- Capacità di analisi dei processi fisici e logistici e della loro organizzazione
- Competenze in finanza e controllo di gestione
- Competenze in real estate & property management
- Competenza nella gestione integrata dei servizi di supporto al core business
- Capacità di gestione di progetti infrastrutturali (project management)
- Conoscenza della normative di riferimento in materia di Ambiente, Salute e Sicurezza (EHS)
- Ottime capacità organizzative e gestionali
- Capacità comunicative
- Doti manageriali
- Resistenza allo stress
- Capacità di problem solving
Sbocchi Lavorativi e Carriera del Facility Manager
La carriera può iniziare ad esempio come addetto ai Servizi Generali/facilities, un'ottima posizione per acquisire esperienza nelle attività amministrative e di gestione dei contatti con le imprese partner per i servizi di manutenzione e pulizia, con le società di fornitura di utilities, con la direzione e con i diversi interlocutori aziendali.
In altri casi, per il ruolo di Facility Manager o responsabile dei Servizi Generali viene scelto personale interno con funzioni simili - ad esempio il responsabile della manutenzione e dei servizi pulizia, il responsabile sicurezza o EHS Manager.
La carriera può poi proseguire: nel caso di aziende molto grandi o multinazionali, un Facility Manager può diventare responsabile del funzionamento efficiente di più punti vendita, sedi o stabilimenti in una determinata zona di sua competenza, in qualità di Area Manager o Regional Manager (ad esempio come "Facility Manager Nord Italia").
Si può anche intraprendere una carriera da consulente esterno, ed esercitare come libero professionista nel campo del facility management.
Buoni Motivi per Lavorare Come Facility Manager
La professione del Facility Manager è sicuramente molto complessa e stimolante. L'obiettivo del facility management è la gestione integrata di tutti i servizi di supporto alle attività primarie di un'azienda: un compito impegnativo, che richiede un bagaglio di competenze molto vario, da quelle in gestione economico finanziaria a quelle in Property Management.
Si tratta di una professione molto qualificata, con ottimi livelli occupazionali e stipendi elevati. Le aziende infatti hanno sempre più bisogno di figure competenti per l'ottimizzazione complessiva e la governance dei servizi di supporto, in un ottica di maggiore produttività, efficienza e contenimento dei costi.
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