Cosa Fa un Buyer (Addetto Acquisti)? Lavoro, Mansioni e Competenze

Partiamo da una definizione della professione:

Il Buyer è l'impiegato dell'ufficio acquisti che si occupa di rifornire l'azienda dei prodotti che servono per mantenere attivo il business.

Cosa fa di preciso un Buyer?

Come addetto agli acquisti, il Buyer ha il compito di pianificare e gestire gli approvvigionamenti dell'azienda e di coordinare e controllare le attività di acquisto di beni e servizi, in un'ottica di ottimizzazione delle scorte, miglioramento dei flussi e dei processi di stoccaggio e riduzione dei costi.

A seconda del tipo di azienda in cui lavora, un Buyer può occuparsi dell'acquisto delle materie prime necessarie per la produzione industriale, come anche dell'acquisto di tutto quello che serve al funzionamento quotidiano dei reparti interni: dalle forniture di prodotti per ufficio ai contratti per l'energia. In questo caso si parla di Procurement Buyer.

La figura del Wholesale Buyer si occupa invece di comprare direttamente dai produttori le merci destinate ad essere rivendute alle catene di retail, mentre il Retail Buyer si occupa di acquistare dai grossisti le merci e i prodotti destinati ad essere rivenduti ai consumatori attraverso i punti vendita, e lavora in imprese commerciali o nella distribuzione, ad esempio nei settori della moda (come Fashion Buyer), del retail e della GDO.

Il compito principale di un Buyer è pianificare gli acquisti in base ai fabbisogni aziendali e alle esigenze della supply chain, per garantire l'efficienza dei processi di approvvigionamento e al tempo stesso assicurare un saving nel budget di competenza. L'addetto agli acquisti si occupa di individuare i potenziali fornitori, di analizzare le offerte valutando il miglior rapporto qualità/prezzo, di validare e contattare i fornitori prescelti e negoziare i termini di acquisto e le condizioni della fornitura: quantità, tempi, prezzi, modalità di consegna. Stipula i contratti di acquisto, gestisce gli ordini a livello amministrativo e mantiene i rapporti commerciali con i fornitori, nazionali e internazionali. Si occupa di verificare il rispetto delle procedure concordate (tempistiche di consegna, qualità dei prodotti, pagamenti...), anche in collaborazione con il reparto controllo qualità, e contratta direttamente con i fornitori eventuali reclami e resi. È compito dell’ufficio acquisti anche gestire gli stock aziendali e l'archivio dei fornitori.

Al centro del lavoro del Buyer c’è quindi la relazione con i fornitori: trattare e negoziare per acquisire beni e servizi al prezzo più competitivo, senza compromettere la qualità e rispettando il budget. L'attività di scouting di nuovi fornitori è molto importante: per questo motivo i Buyer partecipano regolarmente alle fiere di settore, eventi B2B dedicati in cui le aziende espongono per i Buyers il meglio della loro produzione.

Inoltre, il Buyer deve avere capacità di analisi per prevedere l'andamento dei mercati e dei prezzi, e conoscere a fondo le logiche operative aziendali per anticiparne le necessità. Deve anche conoscere molto bene la contrattualistica commerciale, nonché le caratteristiche tecniche e produttive delle forniture da trattare. Il Buyer analizza costantemente le informazioni provenienti dai reparti interni (produzione, area commerciale, logistica…), dai fornitori, dalla rete vendita e dal mercato (concorrenti, dati economici e finanziari...), e provvede all’eventuale modifica dei piani d’acquisto in base a quanto rilevato.

Se l'azienda lavora per commessa, ad esempio, l'addetto acquisti o Buyer di commessa si occupa di pianificare gli ordini in base al fabbisogno di materiale e alle specifiche priorità delle commesse, coordinandosi con il Project Manager.

Se lavora come Retail Buyer, e si occupa di acquistare prodotti destinati alla vendita, l'addetto acquisti deve avere un'approfondita conoscenza del mercato di riferimento: analizza i dati di vendita per categoria merceologica, brands, tendenze, competitors ecc. per scegliere, acquistare e introdurre nei punti vendita prodotti in linea con i gusti dei consumatori, e per prevedere l'andamento delle vendite. Lavora in contatto diretto con gli Store Manager e gli Area Manager, crea report sell in e sell out dei punti vendita, supporta l'attività di riassortimento dei negozi e controllo degli stock. Potrebbe ricadere nelle mansioni del Retail Buyer anche la creazione dei piani di inserimento in azienda dei nuovi articoli acquistati: ad esempio progettando insieme al marketing e ai responsabili delle vendite operazioni di merchandising o momenti di formazione sui nuovi prodotti.

Il Buyer lavora in aziende produttive di ogni settore - alimentare, chimico, farmaceutico, cosmetico, ICT, meccanico e metalmeccanico, automotive, tessile e molti altri - e in imprese commerciali e industrie della grande distribuzione: GDO, retail, e-commerce. Il luogo di lavoro è tipicamente l'ufficio acquisti, per quanto possano essere richieste trasferte per visite ai fornitori. L'orario di lavoro è solitamente un full time tradizionale.

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Ma cosa fa il Buyer nella sua giornata lavorativa? Ecco le principali mansioni di un impiegato dell'ufficio acquisti:

• Pianificare l'acquisto della merce e delle materie prime in linea con le esigenze della supply chain aziendale
• Svolgere attività di scouting e validazione dei fornitori migliori per rapporto qualità/costo
• Negoziare le condizioni economiche e contrattuali - tempi, costi, quantità, modalità di consegna delle forniture
• Gestire gli acquisti, inserire ordini e anagrafiche articoli tramite software gestionali
• Controllare l’andamento delle consegne e lo stato delle scorte di magazzino
• Redigere reportistica sulle attività del reparto acquisti
• Studiare le tendenze del mercato
• Valutare l'acquisto e l'introduzione di nuovi prodotti

Per lavorare nell'ufficio acquisti è utile frequentare un istituto tecnico o una scuola professionale a indirizzo commerciale. A volte, nelle offerte di lavoro per Buyer è richiesto un diploma di laurea, preferibilmente in Economia o in Ingegneria gestionale. Esistono anche master e corsi di specializzazione nel settore acquisti e logistica, che forniscono conoscenze in materia di gestione degli approvvigionamenti e della supply chain, organizzazione del magazzino, logistica integrata, distribuzione, amministrazione e controllo di gestione.

Un Buyer deve anche avere competenze informatiche e saper utilizzare i comuni strumenti di office automation e software gestionali (come SAP) che permettono di controllare lo stato di ordini, pagamenti e consegne, di gestire le procedure amministrative relative agli acquisti e monitorare il parco fornitori. Inoltre, un requisito che viene spesso cercato nei candidati è la conoscenza di lingue straniere, necessaria per relazionarsi con i fornitori esteri e partecipare alle fiere internazionali.

La conoscenza del settore merceologico in cui si va ad operare e l'esperienza maturata sul lavoro sono altri requisiti preferenziali, che possono venire valutati anche più dei titoli di studio.

Le principali competenze del Buyer sono:

• Competenza nella gestione degli acquisti, del magazzino e della distribuzione
• Conoscenza del settore merceologico di riferimento
• Competenze gestionali e di valutazione di budget previsionali e consuntivi
• Capacità di negoziare e condurre trattative commerciali
• Conoscenza delle procedure amministrative per la gestione degli ordini
• Conoscenza delle norme relative alle transazioni commerciali
• Utilizzo dei principali applicativi informatici e software gestionali
• Doti analitiche

Prima di diventare Buyer, si può iniziare a lavorare nel reparto commerciale o nell'ufficio acquisti di un'azienda come impiegato/a o addetto/a ufficio acquisti junior: si svolgono mansioni di supporto come il controllo delle consegne o dello stato delle scorte, oppure la redazione della reportistica.

Con l'esperienza e l'abilità dimostrata nell'individuare i fornitori e nel condurre trattative che consentono di ottenere il miglior prezzo e la migliore qualità alle migliori condizioni, si può diventare Senior Buyer: una figura che opera in autonomia per garantire la massima efficienza degli approvvigionamenti. Il Senior Buyer segue personalmente la negoziazione, gestisce le richieste di acquisto e promuove azioni di riduzione costi e cost sharing, confrontandosi quotidianamente con la direzione.

La carriera si può poi sviluppare verso le posizioni manageriali, come direttore/responsabile degli acquisti.

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La figura del Buyer è strategica in un'azienda, perché il reparto acquisti (insieme alla logistica e alla distribuzione) rientra tra le principali leve a disposizione del management per ottimizzare i costi e massimizzare l’efficienza dei processi. Compito del Buyer è assicurare all’azienda un approvvigionamento costantemente in linea con le esigenze del business, garantendo competitività e flessibilità all’azienda. L'impatto del lavoro dell'ufficio acquisti sul successo di un'impresa è quindi notevole, e fonte di grande soddisfazione professionale.

Le caratteristiche della professione permettono orari di lavoro piuttosto stabili, e in alcuni casi si ha anche l'opportunità di viaggiare: ad esempio per fare visita ai fornitori o per partecipare alle fiere internazionali di settore.

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