Lavorare Come Archivista (Mansioni e Competenze)

Cominciamo da una definizione:

L'archivista è la figura professionale che crea, organizza e gestisce un archivio, cioè un insieme coerente di documenti. I documenti di cui si occupa l'archivista possono essere testi, disegni, fotografie, registrazioni audio e video, di interesse culturale, storico, artistico, o di tipo amministrativo.

L'archivista lavora per enti pubblici e privati, aziende e fondazioni, istituti ecclesiastici, occupandosi della conservazione degli archivi storici e del mantenimento organizzato degli archivi correnti.

Gli archivi correnti sono archivi che contengono i documenti e le carte prodotti durante lo svolgimento delle normali attività del soggetto produttore (aziende, enti, liberi professionisti...). Hanno funzione pratica, amministrativa, contabile, giuridica. Per questo tipo di archivio, tra le mansioni dell'archivista ci sono l'impostazione dell'architettura della conservazione (ad esempio privilegiando l'ordine cronologico, alfabetico o in base al supporto - cartaceo, ottico, informatico), il mantenimento di tale struttura tramite catalogazione e schedatura, e la scelta di quale materiale conservare e quale scartare.

Gli archivi storici invece sono archivi che con il passare del tempo hanno cessato di avere finalità pratiche, ma hanno acquisito importanza storica e culturale: non sono più produttivi, perciò il numero di faldoni, carte e documenti conservati non aumenta, e tutto ciò che è presente deve essere conservato. La conservazione può richiedere attenzioni particolari, nel caso di documentazione antica, fragile o deperibile.

L'archivista non si occupa solo della conservazione fine a se stessa: deve garantire che le informazioni siano cercabili e individuabili da parte degli utenti, interni ed esterni, e ne gestisce poi la consultazione. L'accesso alla documentazione da parte degli utenti è regolato da normative specifiche per ogni archivio, che tendono a tutelare l'integrità del materiale conservato (in particolare per gli archivi storici) e la riservatezza dei dati (in particolare per gli archivi correnti). L'utenza di un archivio è molto varia, a seconda del tipo di documentazione conservata: personale amministrativo, legale, storici, professori, studenti, ricercatori, o anche semplici appassionati.

La figura professionale dell'archivista e le sue mansioni si stanno trasformando, aprendosi sempre di più alle innovazioni digitali. Per questo un archivista può anche essere un esperto di conservazione digitale, e i documenti conservati non solo fisici ma anche documenti digitali ed elettronici. La figura dell'archivista digitale è sempre più cercata dalle aziende che vogliono intraprendere un processo di trasformazione della propria amministrazione da cartacea in digitale. Per poter gestire al meglio questo passaggio, è necessaria una figura professionale esperta, che possa coordinare il processo ed educare il personale sulle corrette pratiche di archiviazione e sull'utilizzo degli strumenti informatici e gestionali necessari.

L'archivista lavora di solito full time, seguendo gli orari di lavoro di un ufficio.

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Il lavoro dell'archivista si può articolare in diverse mansioni:

• La conservazione dei documenti
• La schedatura, la catalogazione e l'ordine dei documenti
• La scansione di documentazione cartacea e l'archiviazione elettronica
• La cura dell'accessibilità dei documenti
• La progettazione dell'architettura di un archivio
• La cura dello stato di conservazione dei documenti
• La valorizzazione dei documenti conservati e dell'archivio

Per la professione dell'archivista, la formazione necessaria è diversa a seconda del tipo di documentazione di cui si occupa. Se per l'archivio storico è necessaria una preparazione accademica di tipo storico, artistico e di gestione e cura di beni culturali, per gli archivi correnti sono richieste competenze amministrative, di gestione, catalogazione e smistamento delle pratiche.

È importante la preparazione informatica, sui processi di digitalizzazione, conservazione e accesso ai documenti. Un aspetto fondamentale è la conoscenza della legislazione archivistica in vigore, che varia a seconda del tipo di archivio su cui si lavora: ad esempio la documentazione legale richiede procedure e tempi di archiviazione diversi da quella amministrativa o medica.

A seconda dell'ambito in cui desidera lavorare (archivi storici, archivi di impresa, archivi informatici...) all'archivista possono poi essere necessari appositi corsi di formazione, nonché la conoscenza di lingue specifiche, antiche o moderne.

Le competenze richieste più spesso dalle offerte di lavoro per archivista sono:

• Conoscenza dei principi di archivistica, anche digitale
• Conoscenza della legislazione archivistica
• Tecniche di descrizione e ordinamento archivistico
• Tecniche di gestione informatica di archivi
• Competenza nella conservazione delle unità archivistiche
• Massima precisione e attenzione ai dettagli

La carriera di un archivista progredisce con l'aumento delle responsabilità: può infatti diventare responsabile di una sezione o di alcune fasi di lavorazione all'interno dell'archivio, per poi raggiungere posizioni di coordinamento e gestione, fino alla direzione d'archivio.

Un'altra possibile evoluzione è all'interno degli uffici amministrativi di un'azienda: affiancando alle proprie mansioni sull'archivio corrente anche compiti di gestione e di data entry, può diventare parte della segreteria amministrativa.

Inoltre un archivista può specializzarsi in una determinata tipologia di documentazione (come quella digitale ad esempio), in un periodo storico (le competenze necessarie per conservare un archivio di documenti medievali sono diverse da quelle richieste per la documentazione contemporanea) o in determinate istituzioni (come quelle ecclesiastiche, militari o industriali).

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I motivi più frequenti che spingono ad intraprendere la carriera di archivista sono di tipo culturale: la possibilità di lavorare per studiare, mantenere, conservare e tramandare le informazioni che provengono dal passato, più o meno remoto, è una grande attrattiva.

Inoltre l'applicazione delle più moderne tecnologie sta rivoluzionando il campo dell'archivistica, aprendo interessanti possibilità di occupazione anche negli archivi correnti delle aziende e delle amministrazioni.

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