Lavorare in Agenzia Viaggi: Mansioni e Carriera dell'Agente di Viaggio

L'agente di viaggio, o Travel Agent, aiuta i clienti a pianificare i propri viaggi: si occupa di prenotazioni di trasporti e pernottamenti, prepara itinerari e promuove pacchetti turistici dei tour operator, si occupa delle assicurazioni di viaggio e della burocrazia connessa, fornisce informazioni pratiche sulle destinazioni. Lo scopo è offrire ai clienti il viaggio o la vacanza dei loro sogni, entro i limiti di budget stabiliti.

Com'è il lavoro in un'agenzia viaggi?

L'agente di viaggio lavora a diretto contatto con il pubblico e si relaziona con il cliente per individuarne le esigenze specifiche. I clienti che si rivolgono a un'agenzia di viaggio sono di vario tipo: dai professionisti che devono organizzare un viaggio di lavoro, alle famiglie che cercano una vacanza di solo relax, ai giovani che desiderano partire all'avventura. L'addetto o l'addetta dell'agenzia viaggi identifica insieme al cliente il budget a disposizione per il viaggio e cerca di andare incontro alle loro aspettative rispettando i limiti di spesa preventivati. L'agente di viaggio quindi propone diverse soluzioni, viaggi organizzati oppure pacchetti personalizzati, e fornisce consigli e consulenza sulle mete di destinazione.

Gli impiegati in un'agenzia viaggi preparano i preventivi delle diverse soluzioni proposte e in base alla scelta del cliente si occupano poi delle prenotazioni (booking). L'agente di viaggio può prenotare spostamenti (biglietti aerei e ferroviari, ma anche noleggio auto), pernottamenti (in hotel, resort, villaggio turistico...) e altri servizi accessori come biglietti per escursioni, visite ai musei, concerti, eventi.

L'agente di viaggio fornisce informazioni dettagliate sul luogo di destinazione, per garantire ai clienti la migliore esperienza di viaggio possibile: dalle informazioni pratiche, come condizioni meteo, moneta, cibo, costumi e tradizioni, a quelle burocratiche, come la documentazione necessaria per entrare nel Paese (passaporto, visti). Supporta poi il cliente nell’adempimento delle diverse pratiche necessarie per partire: ad esempio ottenere i documenti di viaggio o stipulare un'assicurazione di viaggio (assicurazione sugli spostamenti o sui bagagli, assicurazione sanitaria ecc.).

In caso di problemi durante il viaggio o esigenze di modifica dell'itinerario il personale dell'agenzia viaggi è a disposizione per organizzare soluzioni alternative e ridurre al minimo i disagi dei clienti. Inoltre, l'agente di viaggio gestisce per conto dei clienti eventuali reclami e richieste di rimborso.

Lavorare in un'agenzia di viaggi significa però svolgere anche altre attività: bisogna ad esempio preparare i materiali promozionali, ordinare e sistemare cataloghi, brochures e guide turistiche, aggiornare i database con le informazioni sui clienti e mantenere rapporti con tour operators e travel partners, compagnie aeree e catene di hotel, società di autonoleggio e compagnie di crociera, per poter offrire ai clienti prezzi vantaggiosi e competitivi. L'agente di viaggio inoltre si occupa di studiare i trend del mercato del Travel & Tourism per individuare nuove nicchie ed elaborare strategie innovative di promozione e vendita dei servizi turistici.

Infine, un agente di viaggio deve preparare report sui risultati di vendita in relazione agli obiettivi commerciali previsti dall'agenzia.

Un Travel Agent può lavorare per piccole agenzie di viaggio indipendenti oppure per grandi catene di agenzie che hanno filiali su tutto il territorio, per tour operator e agenzie di prenotazione online, ma anche per compagnie aeree e di crociera.

Il lavoro in agenzia viaggi raggiunge il picco con l'avvicinarsi delle vacanze e delle festività, oltre che nel periodo estivo: durante l'alta stagione gli agenti di viaggio sono impegnati nel gestire le ultime modifiche ai viaggi già pianificati e nell'effettuare prenotazioni last minute. Nella bassa stagione si dedicano invece soprattutto alla ricerca di nuove destinazioni e località turistiche, all'aggiornamento professionale e al networking.

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Le principali mansioni di chi lavora in un'agenzia viaggi sono:

• Individuare le esigenze e le preferenze dei clienti
• Pianificare e organizzare viaggi e vacanze
• Calcolare i preventivi per le diverse soluzioni
• Promuovere pacchetti turistici, assicurazioni di viaggio e altri servizi accessori
• Prenotare spostamenti, pernottamenti e biglietti per eventi per conto del cliente
• Fornire informazioni sulle mete turistiche e sui documenti richiesti per il viaggio
• Predisporre soluzioni alternative in caso di cambiamenti prima e durante il viaggio
• Gestire problemi di viaggio, reclami o rimborsi per conto dei clienti
• Creare e mantenere un network di relazioni con tour operators e travel partners
• Stilare report sui risultati ottenuti in relazione agli obiettivi di vendita dell'agenzia
• Mantenere e aggiornare il database dei clienti

Per diventare agente di viaggi di solito basta un diploma di scuola superiore, preferibilmente ad indirizzo turistico. In alcuni casi invece viene richiesto un diploma di laurea in Turismo, Hospitality and Tourism Management e simili. La conoscenza di lingue straniere è un altro requisito importante per lavorare in un'agenzia di viaggi, sia per comunicare con i clienti stranieri incoming (turismo “ricettivo”), sia per organizzare in modo più efficiente viaggi internazionali e interfacciarsi con i referenti in loco.

Nel selezionare i candidati, viene data rilevanza anche all'esperienza personale come viaggiatore e turista.

Esistono poi corsi per diventare agenti di viaggio e Travel Planner, che forniscono le competenze necessarie per lavorare nel settore. I principali argomenti affrontati nel corso sono: mete turistiche nazionali e internazionali, tecniche di vendita e strategie di marketing, norme che regolano il mercato dei servizi turistici, organizzazione di viaggi di gruppo, software e sistemi di prenotazione, pianificazione delle convenzioni con agenzie, tour operator, catene alberghiere, compagnie aeree e di trasporto. I corsi spesso prevedono un periodo di training o stage finale da svolgere in un'agenzia viaggi, per acquisire esperienza pratica nelle diverse mansioni.

Le competenze richieste per lavorare in un'agenzia di viaggi sono:

• Conoscenza del mercato turistico nazionale e internazionale
• Conoscenza di procedure e strumenti di prenotazione online (OBT, Online Booking Tools)
• Conoscenza delle tecniche di marketing e promozione turistica
• Conoscenza delle principali compagnie di trasporto passeggeri via terra, aria e acqua
• Competenza nell'uso dei software CRS (Computer Reservations System) e GDS (Global Distribution System)
• Conoscenza delle normative di viaggio nazionali e internazionali
• Doti organizzative e gestionali
• Predisposizione al rapporto con il pubblico
• Capacità comunicative
• Orientamento al cliente
• Precisione e attenzione alle scadenze
• Pazienza e cortesia
• Problem solving

Un agente di viaggio spesso inizia la propria carriera lavorando come addetto alla biglietteria, addetto booking, promoter turistico, impiegato di agenzia viaggi, per poi crescere professionalmente fino a diventare direttore tecnico di un'agenzia viaggi. Se si lavora per una catena c'è anche la possibilità di assumere la responsabilità di un gruppo di filiali, come Area Manager a livello locale, nazionale o internazionale.

Ci sono anche agenti che decidono di aprire una propria agenzia viaggi indipendente, per sviluppare il business in autonomia.

Sono poi diverse le possibilità di specializzarsi all'interno del mercato turistico, a seconda del target di clientela (famiglie, single, giovani, pensionati...), delle destinazioni (ci si può specializzare nell'organizzazione di viaggi e vacanze in uno specifico Paese o area geografica), della tipologia di viaggio (viaggi d'affari, crociere, viaggi di nozze).

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Lavorare come agente di viaggio è la scelta giusta per gli appassionati di viaggi che hanno grandi doti organizzative e una spiccata propensione a lavorare per obiettivi. Lo stipendio è buono, senza dimenticare i benefits aziendali previsti in molti contratti (ad esempio tariffe agevolate presso hotel convenzionati).

L'avvento di servizi e piattaforme di prenotazione online sempre più semplici e funzionali e accessibili a tutti ha rivoluzionato il lavoro in agenzia viaggio, aumentando la competizione e mettendo gli operatori turistici di fronte a nuove sfide. Si tratta quindi di un mercato complesso, dinamico e stimolante, che offre ai più intraprendenti ottime possibilità di carriera.

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