Il Settore dell’Amministrazione: Professioni, Competenze e Prospettive di Lavoro

Il settore amministrativo comprende le attività di gestione di un'impresa o di un ufficio dal punto di vista organizzativo ed economico. Riunisce diversi professionisti: da coloro che mantengono un ufficio organizzato ed efficiente, quindi segretarie, assistenti amministrativi, receptionist, impiegati, responsabili d’ufficio - fino ai funzionari, i direttori e i membri del consiglio di amministrazione che gestiscono un intero business.

I professionisti che lavorano negli uffici amministrativi svolgono dunque diverse mansioni a seconda della posizione che occupano all’interno dell’organigramma aziendale. Si occupano dell’inserimento di dati (data entry), delle comunicazioni amministrative e dell’archiviazione dei documenti aziendali. Curano poi le numerose pratiche burocratiche necessaria per l’attività economica: ad esempio per la gestione amministrativa dei rapporti con clienti e fornitori e per la gestione delle risorse umane (paghe e contributi del personale). Collaborano anche alla redazione del bilancio e alla preparazione di documenti contabili.

Chi invece occupa di posizioni manageriali nell’Amministrazione, coordina i servizi amministrativi, contabili e finanziari, ed è responsabile del controllo di gestione per quanto riguarda le transazioni economiche dell’azienda.

La formazione che viene richiesta nelle offerte di lavoro per il settore dell’Amministrazione è molto varia: per le posizioni entry-level spesso può bastare un diploma superiore, mentre a manager e funzionari si richiedono una laurea (ad esempio in Economia, Giurisprudenza o Scienze Politiche) o Master, e competenze approfondite nel settore di riferimento.

L'Amministrazione è un'area di importanza strategica per tutti i tipi di organizzazione: aziende grandi e piccole, private e pubbliche, uffici pubblici e organizzazioni no-profit, indipendentemente dal settore di appartenenza, hanno bisogno di personale con solide competenze amministrative.

Esistono inoltre società di consulenza aziendale, in cui trovano lavoro professionisti esperti in vari aspetti dell’amministrazione e del controllo di gestione.

Le principali aziende che assumono nel settore dell’Amministrazione:

Esistono delle tendenze occupazionali comuni a tutto il settore dell’Amministrazione, pur tenendo conto della differenze che possono intercorrere tra i diversi comparti dell'industria e della pubblica amministrazione.

Innanzitutto lo sviluppo della tecnologia impatta sulla modalità di gestione delle informazioni: dall’archiviazione digitale, all’utilizzo dei big data, allo sviluppo di applicazioni di office automation. Questo permette di rendere la gestione dei dati e dei processi amministrativi più efficiente, e di eseguire il lavoro più rapidamente e con meno personale, abbassando i costi. Come conseguenza, si riduce il numero di offerte di lavoro per impiegati amministrativi generici, mentre aumenta la richiesta di professionisti esperti di informatica e tecnologie digitali.

Di contro, la crescente complessità e la globalizzazione dell’economia fa sì che le aziende abbiano sempre più bisogno di personale amministrativo competente e preparato, in grado di supportarle nei processi amministrativi e nella gestione delle informazioni di natura economica, contabile e finanziaria.

Ogni figura professionale che lavora in ambito amministrativo deve possedere abilità specifiche. Si possono tuttavia individuare alcune competenze che sono trasversali alle diverse posizioni, dagli assistenti amministrativi alle segretarie ai dirigenti:

Capacità organizzative e di pianificazione

Tutte le professioni dell’Amministrazione richiedono grandi doti organizzative: per gestire più incarichi contemporaneamente, raccogliere tante informazioni mantenendo un elevato grado di precisione, sfruttare al meglio le disponibilità in agenda... Inoltre, è molto importante la capacità di pianificare le attività, per arrivare preparati alle diverse scadenze amministrative e fiscali.

Capacità comunicative

Il personale del settore dell’Amministrazione lavora costantemente in relazione con colleghi e responsabili, con gli altri reparti aziendali e anche con clienti e fornitori. Le doti comunicative devono quindi essere ben sviluppate, sia quelle orali (di persona e al telefono) che quelle scritte, per mantenere la comunicazione ad alti livelli professionali e di efficacia.

Competenze informatiche

I processi amministrativi sono gestiti sempre più spesso tramite la tecnologia: ad esempio innovativi software gestionali per l’ufficio amministrativo, o programmi per l’archiviazione elettronica dei documenti. Avere buone competenze informatiche permette di apprendere con facilità ad usare i nuovi strumenti digitali e di migliorare la propria efficienza e competitività.

Amministrazione - Descrizione Lavori

Vuoi saperne di più sulle professioni e sui posti di lavoro nel settore dell’Amministrazione?

Leggi le descrizioni dei lavori e delle diverse figure professionali in questo campo: