Il fenomeno dello smart working non è più una novità - soprattutto da quando l'emergenza Coronavirus ha costretto tanti a lavorare da casa, sia nella Pubblica Amministrazione sia in grandi aziende e PMI.
Eppure la confusione su smartworking, lavoro agile e telelavoro non manca:
“Lavorare in smart working” spesso viene ridotto a lavorare da casa con il PC aziendale e una connessione internet, evitando gli spostamenti casa-ufficio.
Ma è proprio così?
In questa guida cerchiamo di capire bene cos'è e come funziona lo smart working, cosa significa “lavoro agile”, quali sono le differenze con il telelavoro e cosa dice la normativa italiana.
Cos'è lo Smart Working? Definizione di Lavoro Agile
Lo smart working è una tipologia di lavoro in cui il dipendente ha totale flessibilità e autonomia nell'organizzazione della giornata lavorativa, nella scelta del luogo e degli orari di lavoro.
Smartworking quindi non vuol dire solo telelavoro e controllare le email in pigiama davanti ad una tazza di caffè, ma comprende molteplici aspetti e un cambio di mentalità.
Secondo la definizione di smart working che si legge sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:
«Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».
Smart Working: Normativa e Regole
Più precisamente, cosa dice la normativa sullo smart working?
Secondo la Legge n. 81/2017 che disciplina regole generali e definisce il lavoro agile, lo smart working è il frutto di un accordo individuale volontario sottoscritto tra dipendente e datore di lavoro.
La normativa italiana sottolinea al contempo la flessibilità organizzativa e l'assenza di vincoli orari o spaziali per gli smart worker e la crescita della produttività collegata al lavoro agile.
Dal 2020 la modalità di lavoro agile si è sempre più diffusa in Italia, in Europa e nel resto del mondo, sia nel privato che nella PA e molte aziende hanno ufficialmente attivato lo smart working come risposta emergenziale all'epidemia da COVID-19.
In particolare, in tante aziende i dipendenti lavorano "in smart working" o in modalità agile almeno alcuni giorni a settimana, grazie ad accordi interni che disciplinano le nuove forme di lavoro “misto".
Di fatto, però, la gran parte delle aziende ha semplicemente permesso ai dipendenti di lavorare da casa, evitando di recarsi in ufficio.
Non hanno davvero ripensato l'organizzazione del lavoro nel senso dell'autonomia e del raggiungimento degli obiettivi.
In sostanza quindi lo smart working è stato ridotto a telelavoro.
Telelavoro e Smart Working
Ma allora... Qual è la differenza tra telelavoro e smart working?
Si parla di telelavoro quando il datore di lavoro permette di lavorare da casa, mantenendo il controllo sugli orari e sull'organizzazione del lavoro.
Quello che cambia è semplicemente il luogo di lavoro, che non è più l'ufficio ma casa propria: non c'è alcuna flessibilità per quanto riguarda i tempi del lavoro subordinato.
Invece, chi lavora in modalità smart working ha compiti e obiettivi di produttività da portare a termine entro i tempi concordati, senza orari prestabiliti, con la libertà di gestire e organizzare in autonomia il proprio lavoro, da casa propria o da altri luoghi.
ll telelavoro (o remote working in inglese) è quindi un concetto più rigido rispetto allo smart working.
Smart Working: Come Funziona nella Pratica nel 2023
Concretamente, come funziona lo smart working e come si attiva?
Nel "Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile" promosso dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali sono contenute le linee guida che disciplinano, nella contrattazione collettiva, il lavoro agile nelle aziende private.
Per attivare lo smart working dipendente e datore di lavoro devono sottoscrivere un accordo in cui si indicano le modalità tecniche e organizzative del lavoro agile e i tempi di riposo del lavoratore.
Tali accordi sottoscritti devono essere poi inviati al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Il datore di lavoro deve inoltre fornire al collaboratore tutti gli strumenti tecnologici necessari per permettergli di lavorare in smart working.
Per quanto riguarda invece il lavoro agile o smart working nelle PA, valgono le direttive indicate nel Piano integrato della pubblica amministrazione (PIAO).
Smart Working: il Futuro del Lavoro?
È vero, molti lavoratori sono tornati in presenza: gran parte dei lavoratori pubblici è tornato in ufficio, e così pure i dipendenti di aziende private.
si sente molto parlare dello smart working come “new normal” nel futuro post pandemia, anche grazie alla crescente digitalizzazione nel mondo del lavoro.
Per certi aspetti, è in atto una vera e propria rivoluzione, o meglio una evoluzione molto rapida verso nuovi modelli di lavoro “ibridi”, destinati a diffondersi.
Come mai?
Secondo alcune ricerche, in molti casi lo smart working aiuta ad aumentare la produttività e migliora il livello di soddisfazione dei dipendenti.
Sarà per questo che il 90% delle grandi aziende prevede di proseguire con il lavoro agile anche dopo la pandemia.
Ad esempio, offrendo ai propri collaboratori la possibilità di lavorare in smart working alcuni giorni alla settimana, alternando la presenza ufficio o in sede e il lavoro da remoto.
Oggi infatti esistono numerosi servizi web, app, piattaforme e strumenti di comunicazione e collaborazione digitale sviluppati apposta per facilitare il lavoro degli “smart worker” e di team che lavorano in modalità ibrida, con alcuni dipendenti in ufficio e altri da remoto.
Postazione Smart Working: Cosa Serve per Lavorare in Smart Working
Grazie alla digitalizzazione è possibile comunicare e collaborare a distanza con i colleghi, gestire team di lavoro in remoto, partecipare a riunioni virtuali e videochiamate su Zoom, Team, Google Meet o Skype comodamente sul divano di casa propria.
Ma per lavorare in smart working da casa in modo efficiente, non bastano computer, telefono e una connessione internet rapida.
Ti serve una postazione di lavoro semplice, comoda e ordinata:
Una vera e propria postazione per lo smart working!
Che sia una stanza da adibire ad home office o solo un angolo della casa da trasformare in ufficio, l'ambiente di lavoro deve essere confortevole e super attrezzato anche a casa.
Scegli un locale luminoso per lavorare e predisponi una postazione di lavoro simile a quella di un ufficio:
Gli elementi indispensabili sono una sedia ergonomica e una scrivania con una lampada.
Organizza lo spazio di lavoro e assicurati di avere tutto quello che ti serve per lavorare: post it, graffette, penne, pile cariche …
… ma anche acqua e snack!
Cerca di mantenere il tuo spazio di lavoro il più possibile pulito ed elimina ogni tipo di distrazione: il libro che non vedi l'ora di leggere, la lista della spesa …
E perché no, metti sulla scrivania anche una pianta e qualche accessorio carino che tiene alto l'umore, come una tazza o un portapenne con una frase divertente 😉
Infatti, non è tutto rose e fiori:
È importante valutare aspetti positivi e negativi dello smart working.
Vediamo allora quali sono.
Quali Sono i Vantaggi dello Smart Working?
Introdurre lo smart working in azienda porta con sé numerosi vantaggi, alcuni immediati e intuitivi, altri meno.
Il primo e più importante effetto dello smart working inteso come lavoro da casa è che limita i contatti tra le persone e quindi la diffusione del Coronavirus.
Ma i benefici dello smart working non finiscono qui!
Riduzione dello Stress per il Trasporto
Svegliarsi presto ogni mattina, destreggiarsi tra gli scompartimenti di un treno schiacciato come una sardina tra le altre persone, correre a prendere autobus e metro e, nonostante tutto arrivare tardi al lavoro:
È la dura vita del pendolare.
Se grazie allo smart working lavori direttamente da casa tua, lo stress di viaggiare in auto o in treno, la paura di perdere le coincidenze e il rischio di scioperi è azzerato.
Questo ha un impatto positivo anche sulla tua salute: il tuo umore migliora, il rischio di avere malattie cardiovascolari o di soffrire di insonnia è ridotto.
Risparmio e Ridotto Impatto Ambientale
Lo smart working può avere un ritorno economico positivo ed è una soluzione ecologica:
Non doversi spostare ogni mattina riduce l'emissione di CO2 e il traffico urbano, ti permette di risparmiare su abbonamenti ai mezzi di trasporto e pranzi fuori casa.
Ma dare ai dipendenti la possibilità del lavoro agile è conveniente anche per l'azienda:
Avendo meno personale in ufficio, può risparmiare sui costi fissi per la gestione della sede aziendale (postazioni di lavoro, riscaldamento, luce, pulizie…).
Ottimizzazione dei Tempi & Libertà organizzativa
Il lavoro agile dà totale libertà organizzativa e di gestione del tempo, a patto che lo smart worker raggiunga gli obiettivi e svolga il lavoro nei tempi concordati.
Cosa significa?
Puoi organizzare la tua giornata lavorativa come preferisci, fare pause quando sei stanco, fare una passeggiata per sgranchirti e lavorare quando ti senti più produttivo e carico di energie.
Ad esempio, alcune persone riescono a concentrarsi meglio nelle ore serali. Altre invece lavorano molto meglio al mattino.
Decidi tu cosa è meglio per te e prendi il lato positivo della flessibilità oraria.
Bilanciamento tra Vita Privata e Professionale
Con lo smart working puoi gestire in autonomia i tempi di vita e lavoro e conciliare meglio la vita privata e domestica con quella professionale.
Non ti sembra fantastico?
Puoi fare le faccende domestiche tra una pausa e l'altra e non preoccuparti di incastrare gli impegni. Stare con tuo figlio, fare la spesa o altre commissioni quando preferisci, senza preoccuparti di dover rientrare in ufficio ad un orario prestabilito.
Lo smart working permette una migliore work-life balance e lavorare da casa riduce stress e preoccupazioni: i dipendenti possono svolgere il proprio lavoro in serenità ed essere più produttivi.
Nessun Dress Code Richiesto
A meno che tu non debba fare una videochiamata, partecipare a riunioni virtuali o meeting con i clienti, nello smart working non è richiesto alcun dress code.
E allora...?
Puoi vestirti come preferisci!
E sì, puoi anche stare in tuta mentre lavori, o comunque indossare indumenti comodi. Lavorare in pigiama, però, non è una buona idea... è un attimo e ti verrà voglia di rimetterti a letto!
Dare maggiore libertà e autonomia al dipendente significa infatti dargli fiducia, ma la fiducia non deve essere tradita….
Essere in smart working non significa che puoi poltrire tutto il giorno sul divano di casa! 😉
Questi erano i lati positivi del lavoro agile.
C'è però anche il risvolto della medaglia…
Quali sono gli Svantaggi dello Smart Working?
Non bisogna pensare che sia semplice trovare la concentrazione a casa e mantenere alta la propria produttività.
Scopriamo quali sono gli effetti negativi dello smart working più comuni e i consigli dell'esperto per risolverli.
Distrazioni
La casa è piena di distrazioni: i vestiti da stirare, i piatti da lavare, il telefono che squilla, il letto da rifare.
Nell'esatto istante in cui hai acceso il computer per metterti a lavorare, tuo figlio inizia a piangere, i vicini disturbano, il cane vuole uscire...
Non farti ingannare e non sottovalutare mai il lavoro da casa, dandogli meno attenzione ed importanza. Si ripercuoterà sulla tua produttività.
Cerca di impiegare le tue energie e il tuo tempo come faresti se fossi in ufficio con i tuoi colleghi.
Iperconnessione
Il lavoro da casa è un lavoro a tutti gli effetti. Stando a casa però si rischia di non avere ben chiara la distinzione tra ambiente lavorativo e domestico-privato.
E la tecnologia non aiuta:
Essere sempre connessi aumenta la propensione ad essere workaholic e lavorare più del dovuto, dimenticandosi di staccare la spina.
Per questo è stato introdotto il cosiddetto "diritto alla disconnessione", una fascia oraria in cui i collaboratori in smart working non sono tenuti a lavorare ed essere reperibili per motivi di lavoro.
Lavorare da Soli
Nonostante la tecnologia accorci le distanze, lavorare da casa non è come essere in ufficio e si potrebbe sentire un po' di solitudine.
Con il lavoro da remoto non ci sono occasioni per chiacchierare e scherzare con i colleghi, non si condividono idee, news e aneddoti e molto altro ancora.
Sicurezza Digitale
Chi lavora da casa deve condividere i file con i colleghi e comunicare tramite email, chat o altri sistemi di comunicazione.
Quindi, aumenta notevolmente il rischio di diffusione di informazioni riservate o di documenti privati.
- I CONSIGLI DELL'ESPERTO -
Ecco alcuni trucchi per limitare gli effetti negativi dello smart working:
- Parla con chi vive con te, spiega che hai bisogno di concentrazione e aiutali a comprendere la tua esigenza di mantenere alta la produttività. Sicuramente capiranno.
- Non sovrapporre vita privata e professionale: determina tempi di lavoro e tempi da dedicare alla tua famiglia e alle relazioni interpersonali.
- Se necessario usa un PC esclusivamente per il lavoro: in questo modo non avrai distrazioni nei tuoi momenti di pausa.
- Mantieni vive le relazioni sociali: quando hai finito di lavorare, dedica del tempo per fare una telefonata ai tuoi amici e passa momenti con la tua famiglia. Oltre a distrarti dal lavoro, migliora il tuo umore e ti fa sentire meno solo.
- Adotta sempre adeguate misure di IT security: usa sistemi di autenticazione a due fattori e password sicure per proteggere i tuoi file e per accedere al tuo computer.
Ma chi lo ha detto che smart working significhi per forza lavorare da casa?
Dove Lavorare in Smart Working
Se il vero significato di smart working non è affatto “lavoro da casa”, allora niente ti obbliga a lavorare dalla tua stanza…
Anzi, potenzialmente puoi lavorare da dove vuoi tu!
C'è chi va al mare e si connette dalla spiaggia, chi sogna di fare smart working alle Barbados, ai Caraibi o alle Maldive, chi va all'estero.
C'è chi lavorava al Nord e grazie allo smart working è tornato al Sud - categoria di lavoratori per la quale è stato addirittura coniato il concetto di “South Working”.
Ma anche senza bisogno di andare lontano o di prendere la residenza in una località di villeggiatura, con lo smart working puoi lavorare fuori casa.
Dove?
Ecco alcuni posti dove fare smart working rimanendo a Milano o a Roma:
Smart Working al Parco
Lavorare all'aria aperta può avere degli effetti positivi sulla tua salute.
Scegli accuratamente il parco o l'area verde in cui vuoi lavorare, assicurati che ci siano panchine e una buona connessione.
Smart Working in Spazi per il Coworking
Gli ambienti di coworking sono spazi condivisi in cui liberi professionisti, smart worker e startupper possono lavorare.
Lavorare in spazi per il coworking migliora la produttività ed evita l'isolamento:
Durante le pause è infatti possibile conoscere altri lavoratori, fare amicizie e, perchè no, trovare nuove opportunità di collaborazione con altri professionisti.
Smart Working in Biblioteca e Aule Studio
Biblioteche e aule studio sono per antonomasia luoghi di silenzio e concentrazione.
L'unico aspetto negativo?
Durante le sessioni d'esame è il luogo di rifugio di molti studenti universitari e potresti non trovare molti posti liberi.
Smart Working al Bar
Fare smart working in un caffè ha i suoi vantaggi:
Non c'è il rischio di dover smettere di lavorare se il PC si scarica, in molti bar c'è il wifi, puoi ordinare da bere e da mangiare senza distrarti dal lavoro.
E c'è anche la possibilità di fare due chiacchiere e incontrare gente.
Come Trovare Lavoro in Smart Working
E se la tua azienda al momento non prevede lo smartworking?
Non preoccuparti:
Sono sempre più numerose le aziende che specificano la possibilità dello smart working negli annunci di lavoro.
Anzi in alcuni casi la sfruttano come un “benefit” per attirare i candidati.
Se stai cercando un lavoro in cui è prevista la possibilità di lavorare interamente o parzialmente in smart working, non è difficile trovare annunci che fanno al caso tuo, sia in grandi aziende che in startup o PMI.
Guarda la nostra pagina dedicata con tutte le offerte di lavoro in smart working!
Qualche esempio?
Ci sono molti annunci che prevedono la possibilità dello smart working o del lavoro da remoto nel settore dell'informatica e delle nuove tecnologie (programmatori, software tester, sistemista…), in ambito contabile e commerciale, nella consulenza o nel campo delle vendite e assistenza clienti telefonica.
Prova a cercare “sviluppatore da remoto”, “call center in smart working” o “assistenza clienti smart working”.
Ci sono poi numerose opportunità anche per chi cerca un lavoro in smart working part time.
È bene però ricordare che lo smart working non è per tutti:
Gli smart worker di solito sono professionisti che fanno per lo più un lavoro d'ufficio: impiegati, quadri, manager e in generale i cosiddetti “knowledge workers”.
Non un operaio, un autista di autobus o una commessa, le cui mansioni richiedono necessariamente la presenza fisica per il lavoro manuale, la gestione con macchinari, lo spostamento o l'interazione di persona con i clienti.
Tutte mansioni che naturalmente non possono essere svolte a un PC.
[BONUS]: 6 Metodi per Aumentare la Produttività Lavorando in Smart Working
Quando si lavora da in smart working, l'ostacolo più grande è concentrarsi e iniziare a lavorare, il resto è tutto in discesa.
E noi lo sappiamo bene.
Per questo, ecco i migliori consigli per mantenere alta la concentrazione e affrontare in maniera professionale il lavoro agile.
#1 Medita
Prima di iniziare a lavorare, medita per 20 minuti.
È stato dimostrato che meditare ogni giorno aiuta a svuotare la mente e concentrarsi sul lavoro.
Come fare?
Assumi una posizione per te comoda (ma evita di sdraiarti), chiudi gli occhi, rilassa i muscoli e fai dei respiri profondi.
#2 Usa la Tecnica del Pomodoro e Fai delle pause
Non preoccuparti, non consiste nel mangiare pomodori fino allo sfinimento!
È molto più semplice:
Organizza il lavoro in brevi sessioni di 20-30 minuti e alla fine di ogni sessione fai una pausa di 5 minuti.
In questo modo, il tuo cervello sarà sempre pronto per il prossimo task ed eviterai di fare pause interminabili ed improduttive.
#3 Spegni il Telefono
Il telefono è il primo motivo di distrazione non solo per chi lavora da casa.
Un consiglio?
Spegnilo.
“E se mi serve per il lavoro?”
Metti in silenzioso le notifiche di app che non ti servono per lavorare e che, anzi, sono solo fonte di distrazione.
#4 Usa un Cartello ‘Do NOT Disturb'
Per mantenere la concentrazione a lungo hai bisogno che nessuno ti disturbi.
Come fare?
Semplice: metti un cartello ‘Do NOT Disturb' fuori dalla porta della stanza in cui lavori.
Vedrai che parenti e coinquilini ci penseranno due volte prima di bussare per chiederti qualcosa.
#5 Evita il Multitasking
Secondo un recente studio dell'Università di Stanford, svolgere più compiti contemporaneamente riduce la tua concentrazione e peggiora le performance.
Risultato?
A fine giornata avrai svolto molti compiti diversi, ti sentirai stressato e stanco, ma probabilmente la qualità del lavoro svolto non è eccellente come speravi.
#6 Ascolta Musica
Se scelta correttamente, la musica può essere un ottimo alleato della concentrazione.
Come sceglierla, quindi?
Evita brani con parole, canzoni heavy metal o musica molto ritmata.
Preferisci, invece, musica classica, musica ambient o suoni della natura.
Inoltre, ascoltare la musica con le cuffie ti permette di isolarti dal mondo esterno e non avere distrazioni.
Adesso Tocca a Te!
Grazie a questa guida e a tutti i consigli che hai appena letto, sei pronto per diventare un perfetto "smart worker", pronto a sfruttare tutti i benefici del lavoro agile - anche quando l'epidemia di COVID-19 sarà passata, speriamo presto!
